PEC

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La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un tipo speciale di e-mail che consente di inviare/ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. La PEC fa risparmiare tempo e denaro, perché permette di scambiare documenti con valore legale, evitando sia di recarsi personalmente agli uffici, sia di spedire raccomandate postali. È per questo che la PEC è uno degli strumenti chiave per digitalizzare il lavoro delle amministrazioni pubbliche.

Le norme più recenti hanno esteso la portata della PEC, come strumento di scambio di documenti, dal solo ambito delle amministrazioni a quelli delle imprese, dei professionisti e dei cittadini.

La diffusione della PEC rientra nelle attuali priorità, nel processo di "dematerializzazione" della burocrazia. All'interno del Piano di e-Government 2012 è incluso il progetto “Casella elettronica certificata”, che mira a digitalizzare completamente i flussi documentali tra amministrazione e cittadini.

Per assolvere l'obbligo normativo ricordiamo:

Chi è tenuto ad iscrivere la PEC al Registro Imprese:

Tutte le società sono tenute a comunicare il proprio indirizzo PEC alla Camera di Commercio dove è iscritta la sede legale, contestualmente alla domanda di iscrizione.

Per le Società:  (D.L. 185/2008; legge 28 gennaio 2009, n. 2; DL n. 5/2012; Legge n. 35 del 4/04/2012, art. 37).

Per le imprese Individuali: ( D.L. 179/2012 art. 5 dal 20/10/2102

Dal 20/10/2012, con l'entrata in vigore del D.L. 179/2012 art. 5, tutte le imprese individuali che si iscrivono al Registro delle Imprese devono comunicare il proprio indirizzo PEC, contestualmente alla domanda di iscrizione.
Le imprese individuali che alla data del 20/10/2012 erano già iscritte al Registro Imprese devono comunicare entro il 30/06/2013 il proprio indirizzo PEC, mediante apposita pratica telematica. La pratica telematica di comunicazione dell'indirizzo PEC è esente dal pagamento di diritti di segreteria e imposta di bollo.

La mancata assunzione dell'indirizzo PEC comporta la sospensione della domanda di iscrizione o di qualsiasi richiesta di modifica dei dati nel Registro Imprese.

Come funziona la PEC

Il funzionamento della PEC è molto semplice da parte dell'utente: quando si utilizza la PEC, viene fornita al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, quando il messaggio giunge al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con precisa indicazione temporale.

Il processo di invio e ricezione

  1. Quando un mittente invia un messaggio al destinatario, attraverso il server di PEC del proprio gestore, il server stesso ne controlla le credenziali d'accesso (nome utente e password). Quindi il gestore controlla le caratteristiche formali del messaggio e invia al mittente una ricevuta di accettazione (o eventualmente di non accettazione) con tutti gli estremi: data e ora dell'invio, mittente, destinatario, oggetto.
  2. Il messaggio viene quindi "imbustato" dentro un altro messaggio, chiamato "busta di trasporto", firmato digitalmente dal gestore stesso. Questa operazione consente di certificare ufficialmente l'invio e successivamente la consegna.
  3. La "busta" viene ricevuta dal gestore PEC del destinatario che controlla la validità della firma del gestore del mittente e la validità del messaggio.
  4. Se tutti i controlli hanno avuto esito positivo, invia all'altro gestore una ricevuta di presa in carico e, contestualmente, il messaggio stesso al destinatario.
  5. Quest'ultimo non è detto che lo legga subito. Infatti, il messaggio arriva in un "punto di consegna", che è una specie di cassetta postale. Il punto di consegna ha una funzione importante perché, appena riceve il messaggio, invia una ricevuta di avvenuta consegna al gestore del mittente.
  6. A questo punto il mittente troverà la ricevuta nella propria casella postale. Se il messaggio era stato inviato a più destinatari, riceverà una ricevute per ogni destinatario di avvenuta o non avvenuta consegna (vi è infatti anche questa eventualità).

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